Google Sheets API
PHP

Gutschein Versand

PHP-Automatisierung mit der Google-Sheets-API

Gutschein Versand ist eine kleine PHP-Automatisierung aus dem Jahr 2023. Entstanden ist sie für einen Designer von Ziffernblättern, der nach jeder Newsletter-Anmeldung automatisch einen Gutscheincode verschicken wollte. Die Codes verwaltet er in einer Google-Tabelle. Statt dafür ein Shopsystem oder eine eigene Datenbank aufzusetzen, habe ich diese Tabelle über die Google-Sheets-API direkt als Datenquelle angebunden. Meine Rolle war die Entwicklung.

Wie es funktioniert

Auslöser: die Newsletter-Anmeldung

Den Ablauf startet die Newsletter-Anmeldung. Sobald sich jemand einträgt, übernimmt der PHP-Code: Er holt einen Gutschein aus der Tabelle, verschickt ihn an die angegebene E-Mail-Adresse und protokolliert den Vorgang. Ein manueller Schritt ist nicht vorgesehen; der Designer muss weder Codes heraussuchen noch E-Mails schreiben.

Google Sheets als Datenquelle

Die Gutscheincodes stehen zeilenweise in einer Google-Tabelle. Der PHP-Code greift über die Google-Sheets-API auf dieses Blatt zu und sucht den ersten Gutschein, der noch keiner E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Ein Shopsystem oder eine eigene Datenbank wäre für diese Aufgabe überdimensioniert gewesen; die Tabelle, die der Designer ohnehin pflegt, reicht als Speicher aus.

Jeder Code nur einmal

Hat das Skript einen freien Gutschein gefunden, schreibt es die E-Mail-Adresse des Empfängers in dieselbe Zeile zurück. Damit ist die Zeile belegt und wird beim nächsten Durchlauf übersprungen. Zusätzlich wird der Gutschein in einer eigenen Spalte als versendet markiert. Zwei Spalten tragen also zwei Informationen: wer den Code bekommen hat und ob die E-Mail versendet wurde. So kann kein Gutschein doppelt vergeben werden, ohne dass dafür eine Sperrlogik in einer Datenbank nötig wäre.

Übersicht für den Designer

Der Designer arbeitet weiter in seiner gewohnten Tabelle und behält die volle Übersicht: welche Codes noch frei sind, welche vergeben wurden und an wen. Der PHP-Code nimmt bei jedem Durchlauf den ersten freien Eintrag aus dieser Tabelle; sie bleibt die einzige Quelle für die Codes.

Technik im Detail

Sprache: PHP
Schnittstelle: Google-Sheets-API, lesend und schreibend
Datenquelle: Google-Tabelle statt Shopsystem oder Datenbank
Auslöser: Newsletter-Anmeldung
Vergabe: erster noch freier Gutschein in der Tabelle
Eindeutigkeit: E-Mail-Adresse wird in die Zeile des entnommenen Gutscheins geschrieben
Statusspalte: versendete Gutscheine werden in einer eigenen Spalte markiert
Jahr: 2023, Rolle: Entwicklung

Status

Das Projekt ist abgeschlossen und wird nicht mehr aktiv weiterentwickelt. Es war von Anfang an als Automatisierung in genau der Größe gedacht, die der Kunde brauchte: ein Skript, eine Tabelle, ein Auslöser. Mehr Infrastruktur hätte den Nutzen nicht erhöht.